KIDICAP.Personalakte
Aktenführung leicht gemacht
Mit der digitalen Personalakte in Ihre HR-Zukunft starten
Ein digitales HR-Management, schlanke Arbeitsprozesse und reduzierte Aufwendungen, der Traum einer jeden Personalleitung! Doch nicht selten, können gesetzte HR-Ideale nicht realisiert werden. Der Grund: starre Arbeitsabläufe, Zukunftssorgen und mangelndes Equipment behindern den gewünschten Unternehmensfortschritt. Ein digitaler Wandel im HR wäre schön und zugleich erforderlich,
doch wie gelingt er?
doch wie gelingt er?
Unser Tipp! Wandeln Sie nicht ziellos, sondern durchdacht!
Sie wollen in die moderne Personalarbeit einsteigen? Dann beginnen Sie beim Herzstück Ihrer Personalwirtschaft: Ihren Personalakten. Denn hier laufen alle Arbeitsprozesse zusammen: ob bei der Datenermittlung, Dokumentenverwaltung oder Archivierung. Jeder Arbeitsschritt ist unweigerlich mit Personalakten verbunden. Die Beschaffenheit der Personalakten bestimmt, wie viel Aufwand (z.B. Zeit, Kosten, Material) ein Arbeitsschritt benötigen wird. Hier findet sich das größte Einsparungspotential im HR, das zugleich auch Grundvorrausetzung für die Praxis einer modernen Personalarbeit ist. Denn nur, wenn Akten digitalisiert sind, wird die moderne Personalarbeit auch möglich – Kostenreduktion, Zeitersparnis und optimierte Arbeitsabläufe eingeschlossen.
Digitale Personalakten sind die wichtigste Stellschraube für den Eintritt in die moderne Personalarbeit.
Vom analogen Herzstück zum strategischen HR-Cockpit
Sie wollen Ihre Analogverwaltung, gegen ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) eintauschen? Um modern, kostenreduziert und prozessoptimiert agieren zu können? K.Personalakte ist die gesuchte Lösung. Denn hier können alle wichtigen Personal-
informationen unternehmensweit gebündelt und zentral genutzt werden. Die bisherige Aktenaufbewahrung in Katasterschränken und Hängeregistern wird durch ein digitales HR-Managementsystem ersetzt. Aktentourismus, Zettelchaos und Dokumentensuche gehören damit der Vergangenheit an.
informationen unternehmensweit gebündelt und zentral genutzt werden. Die bisherige Aktenaufbewahrung in Katasterschränken und Hängeregistern wird durch ein digitales HR-Managementsystem ersetzt. Aktentourismus, Zettelchaos und Dokumentensuche gehören damit der Vergangenheit an.
Alle Personaldokumente immer griffbereit
Vergriffene Akten? Mit K.Personalakte ein Relikt Ihrer Vergangenheit. Hier kann zeitgleich und standortunabhängig auf alle Personal-
daten des Unternehmens zugegriffen werden. Ob aus dem Homeoffice oder Büro, alle gewünschten Personaldokumente liegen jederzeit für Sie griffbereit. Wichtige Entscheidungs-/ und Planungsgrundlagen für administrative Prozesse können jederzeit abgerufen werden. Dank der zentralen Datenhaltung in K.Personalakte können mehrere Mitarbeiter zeitgleich auf Personaldokumente zugreifen. Dadurch verkürzt sich nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern auch der Informationsweg. Ein schneller Datenaustausch wird möglich, ganz ohne Aktentourismus.
daten des Unternehmens zugegriffen werden. Ob aus dem Homeoffice oder Büro, alle gewünschten Personaldokumente liegen jederzeit für Sie griffbereit. Wichtige Entscheidungs-/ und Planungsgrundlagen für administrative Prozesse können jederzeit abgerufen werden. Dank der zentralen Datenhaltung in K.Personalakte können mehrere Mitarbeiter zeitgleich auf Personaldokumente zugreifen. Dadurch verkürzt sich nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern auch der Informationsweg. Ein schneller Datenaustausch wird möglich, ganz ohne Aktentourismus.
Mehr Sicherheit
Die Sicherheit Ihrer Personaldaten hat in K.Personalakte oberste Priorität. Eine datenschutzkonforme Archivierung und Sicherung aller Dokumente unter Wahrung der geltenden Datenschutzrichtlinien (GDPdU & GoBS) sind Standard. In Zusammenarbeit mit dem kirchlichen Rechenzentrum Südwestdeutschland sorgen wir für maximale Datensicherheit und Verfügbarkeit. Der Zugriff auf K.Personalakte kann dank individueller Rollenkonzepte genau gesteuert werden. Jeder Anwender erhält klare Sicht-/ und Nutzungsrechte. Dadurch können Sie genau festlegen, wer Informationen einsehen, Änderungen beantragen oder selbst vornehmen darf.
Wie kann ich mir den Einsatz von K.Personalakte im Unternehmen vorstellen?
Dank der in KIDICAP eingebundenen Dokumentenverarbeitung können alle Geschäftsvorfälle schnell und unkompliziert in die K.Personalakte integriert werden. Über den Postkorb werden E-Mails mit Anhang, fotografierte Belege und gescannte Dokumente weitgehend maschinell übernommen. Ebenso routiniert erfolgt die Zuordnung der Gehaltsmitteilungen und Arbeitgeber- listen, welche am Zahltag automatisch in das richtige Aktenregister einfließen und dort für weitere Zugriffe langzeitarchiviert werden. Bei Dokumenten, die zuvor aus K.Vorlagen mit Barcodes ausgedruckt wurden, erfolgt die Zuordnung direkt beim Einscannen in das passende Aktenregister.
Die APP enthält eine vorgefertigte Aktenstruktur, die frei ergänzt und angepasst werden kann. Existieren bereits Dokumente zu einem Personalfall in der Akte, so sind diese immer mit der fachlichen Fallbearbeitung (wie in K.Travel, K.Absenz, K.Vorlagen und Anderen) verbunden. Alle verfügbaren Dokumente des Personalfalls werden direkt in Ihrem Bearbeitungskontext angezeigt und können bei Bedarf in Ihre eigene Wiedervorlage/ bzw. in die Wiedervorlage eines Kollegen gelegt werden. In der Personalakte definieren Sie Ihre eigene Navigation. Gefundene Dokumente sehen Sie in Einzel- blattvorschau oder Vollansicht.
